Le guide
Ce qu'est réellement un logiciel de recrutement, les quatre familles d'outils, les budgets constatés et la méthode pour choisir.
Un logiciel de recrutement sert à une seule chose : empêcher qu'une candidature se perde entre le moment où quelqu'un postule et le moment où quelqu'un décide. Tout le reste — les tableaux de bord, les scores, les intégrations — est de la conséquence. Si vous gardez ce critère en tête pendant votre sélection, vous éliminerez les trois quarts des démonstrations en vingt minutes.
Ce chapitre pose le cadre : ce que ces outils font réellement, les quatre familles qui existent, ce que ça coûte, et la séquence de décision qui évite de signer pour trois ans un outil qu'on abandonnera au bout de six mois.
Derrière les appellations commerciales, la fonction de base est un suivi d'état. Une candidature entre, elle traverse une suite d'étapes — reçue, présélectionnée, entretien, proposition, signée ou refusée — et le logiciel garantit qu'à tout moment, quelqu'un sait à quelle étape elle se trouve et qui doit agir.
Cinq fonctions découlent de ce noyau :
Un outil qui fait mal ces cinq choses mais qui a une intelligence artificielle de présélection vous coûtera plus cher qu'il ne vous rapportera. L'ordre compte.
Le mot « logiciel de recrutement » recouvre quatre catégories que les éditeurs ont intérêt à confondre, parce que chacune prétend faire le travail des trois autres.
| Famille | Ce qu'elle fait | Pour qui |
|---|---|---|
| ATS (suivi des candidatures) | Gère le pipeline, de la réception à l'embauche | Tout employeur qui recrute plus de cinq fois par an |
| CRM recrutement | Entretient une relation avec des profils qui n'ont pas encore postulé | Cabinets, recrutement de pénurie |
| Multidiffusion | Publie une offre sur plusieurs supports en une action | Volume d'offres élevé, canaux multiples |
| Job board | Attire l'audience de candidats | Ce n'est pas un logiciel que vous exploitez, c'est un canal que vous achetez |
La confusion la plus coûteuse est la troisième ligne. Beaucoup d'entreprises achètent un outil de multidiffusion en croyant acheter un ATS, découvrent six mois plus tard qu'il publie très bien mais ne suit rien, et se retrouvent à gérer le pipeline dans un tableur à côté. Le chapitre suivant détaille où passe exactement la frontière.
Les prix affichés publiquement par les éditeurs se répartissent grossièrement en trois paliers. Ce sont des ordres de grandeur, pas des devis : la tarification réelle dépend du nombre d'utilisateurs, du nombre d'offres ouvertes simultanément, et de ce que le commercial pense que vous pouvez payer.
Le chapitre sur les prix détaille les modèles de facturation et surtout les lignes qui n'apparaissent pas sur la grille : reprise de données, formation, connecteurs, et le coût de sortie.
L'erreur classique consiste à commencer par regarder des outils. On finit par choisir celui dont la démonstration était la meilleure, ce qui mesure la qualité de l'avant-vente et rien d'autre.
La méthode détaillée pour une PME reprend chacune de ces étapes avec les questions exactes à poser.
Au-delà du choix de l'outil, trois arbitrages déterminent si le déploiement tiendra.
Qui possède le processus. Si le logiciel est configuré par un prestataire et que personne en interne ne sait modifier une étape du pipeline, chaque évolution devient un ticket payant. Exigez de savoir, avant de signer, quelles modifications vous pourrez faire vous-même.
Où vivent les données. Un ATS contient des données personnelles sensibles au sens du RGPD. L'hébergement, les sous-traitants et les durées de conservation ne sont pas des détails juridiques : ce sont des critères de sélection. Voir le chapitre sur le RGPD.
Ce qui se passe au-delà de l'embauche. Le dossier d'un candidat recruté doit atterrir quelque part — dans le SIRH, dans la paie, dans un parapheur de signature. Si cette jonction n'est pas traitée, vous aurez remplacé une double saisie par une autre. Le chapitre sur les intégrations explique comment évaluer la qualité d'une API avant de signer, ce qui est très différent de vérifier qu'une API existe.
Il existe deux situations où la réponse n'est pas d'acheter un abonnement.
La première : votre processus est votre avantage. C'est le cas de certains cabinets et de certaines entreprises à recrutement très spécifique, où la manière d'évaluer les candidats est précisément ce qui les distingue. Un outil générique les force à rentrer dans un moule standard, et la personnalisation coûte plus cher que le développement.
La seconde : vous payez pour un périmètre que vous n'utilisez pas. Au-delà d'un certain nombre d'utilisateurs, un abonnement par siège devient plus cher qu'un outil développé une fois. Le seuil de bascule existe, il est calculable, et il est plus haut que ce que prétendent les agences — y compris la nôtre.
Nous développons des logiciels métier sur mesure chez Visigol, donc prenez ce paragraphe pour ce qu'il est : un acteur qui décrit son propre marché. Le chapitre acheter ou développer donne les seuils chiffrés dans les deux sens, y compris ceux où le sur-mesure est une mauvaise idée.
Non. En dessous de dix recrutements annuels et avec un seul recruteur, un tableur partagé et une boîte mail dédiée suffisent, à condition que les durées de conservation des candidatures soient respectées. L'outil devient nécessaire quand plusieurs personnes doivent voir le même dossier, ou quand vous ne savez plus répondre à la question « où en est cette candidature ».
Un ATS s'arrête à la signature du contrat, un SIRH commence à l'entrée dans l'effectif. Certains éditeurs vendent les deux dans une suite, mais ce sont deux métiers différents : l'ATS gère des personnes qui ne sont pas encore salariées, le SIRH gère des salariés. La jonction entre les deux est un point d'intégration à traiter explicitement.
En France, la CNIL retient une durée de deux ans après le dernier contact pour les candidatures non retenues, sous réserve d'informer le candidat et de pouvoir justifier de cette durée. Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées. Un logiciel qui ne sait pas purger automatiquement vous met en situation d'infraction par défaut.
Rarement. Ce sont les mêmes étapes avec des volumes plus élevés et une saisonnalité marquée. Ce qui change, c'est le besoin de traiter beaucoup de candidatures sur une courte période : regardez la qualité du filtrage et des réponses en masse, pas l'existence d'un module « alternance ».
Oui, dans deux cas : un volume faible avec un seul utilisateur, ou une phase de test pour comprendre ce dont vous avez besoin avant d'acheter. La limite arrive généralement sur le nombre d'offres ouvertes simultanément et sur l'absence d'export exploitable, qui rend la sortie douloureuse — ce qui est précisément l'objectif commercial de la version gratuite.
Quatre catégories d'outils que les éditeurs mélangent volontiers. Ce que chacune fait, ce qu'elle ne fait pas.
Les modèles de tarification, les fourchettes réellement pratiquées et les coûts que les grilles publiques ne montrent pas.
Une méthode de sélection en six étapes, les critères qui comptent vraiment et ceux qui ne servent qu'à remplir les grilles comparatives.