Mettre en œuvre
Ce qui s'exporte, ce qui ne s'exporte jamais, et la séquence de migration qui évite de perdre l'historique des candidatures.
Changer de logiciel de recrutement est le moment où l'on découvre ce qu'on possédait vraiment. La plupart des migrations ratées le sont pour une raison unique : on a lancé l'export après avoir signé ailleurs, et on a découvert trop tard ce que l'export ne contenait pas.
Un ATS contient quatre couches de données, dont la valeur croît exactement à l'inverse de la facilité d'export.
Les fiches candidats. Nom, contact, poste visé, statut. Exportées partout, en CSV. Aucun problème.
Les pièces jointes. CV, lettres, documents. Souvent exportées, mais dans un dossier dont les noms de fichiers ne se rattachent plus aux fiches. Le lien est perdu et le reconstituer à la main sur trois mille dossiers n'est pas envisageable.
L'historique des échanges. Mails envoyés et reçus, dates, expéditeurs. Rarement exporté proprement. C'est pourtant ce qui vous permet de savoir qu'on a déjà contacté quelqu'un il y a huit mois, et comment il a répondu.
Les évaluations et commentaires. Les appréciations des recruteurs et des managers. Presque jamais exportées dans un format réutilisable. C'est la couche la plus coûteuse à reconstituer, parce qu'elle est irremplaçable : elle représente des années de jugement accumulé.
1. Exporter avant de négocier. Vous saurez ce que vous transportez, ce qui change les questions à poser au nouvel éditeur et ce que vous pouvez exiger de lui en reprise.
2. Décider ce qui ne migre pas. Une migration est l'occasion légitime de ne pas transporter les dossiers inactifs depuis plus de deux ans — qui devraient de toute façon être purgés, voir le chapitre RGPD. Migrer moins, c'est migrer mieux et moins cher.
3. Nettoyer avant, pas après. Les doublons, les champs mal renseignés et les statuts obsolètes se corrigent plus facilement dans un tableur intermédiaire que dans le nouvel outil. Ce qui entre sale reste sale.
4. Cartographier les champs. Vos états de pipeline ne correspondront pas exactement à ceux du nouvel outil. Écrivez la table de correspondance vous-même : c'est une décision métier, pas une tâche technique, et déléguée au prestataire elle produit des approximations.
5. Migrer un échantillon d'abord. Cent dossiers représentatifs, incluant les cas tordus : candidat avec trois candidatures, dossier sans CV, caractères accentués, pièces jointes volumineuses. Vérifiez le résultat à l'œil. Puis seulement, lancez le volume.
6. Faire coexister les deux outils. Trois à six semaines pendant lesquelles l'ancien reste accessible en lecture. C'est votre filet de sécurité, et son coût est dérisoire face à celui d'une perte de données découverte après coupure.
7. Vérifier, puis résilier. Contrôlez les compteurs — nombre de fiches, nombre de pièces jointes — et faites tester le nouvel outil par les recruteurs sur des dossiers réels. Ensuite seulement, coupez.
L'encodage. Un export mal encodé transforme les accents en caractères illisibles sur l'intégralité de la base. C'est réparable, mais seulement si vous le détectez avant d'avoir travaillé dans le nouvel outil pendant un mois.
Les doublons créés à l'import. Si le nouvel outil ne déduplique pas sur une clé stable, la même personne avec deux adresses mail devient deux fiches. Définissez la clé de déduplication avant l'import.
Les limites de volume. Certains outils limitent le poids ou le nombre de fichiers importés par lot. Découvrir cette limite à mi-parcours d'un import de six mille dossiers oblige à tout recommencer.
Les dates perdues. Beaucoup d'imports écrasent la date de candidature d'origine par la date d'import. Toutes vos statistiques d'ancienneté deviennent fausses. Vérifiez explicitement ce point sur l'échantillon.
Les liens vers les offres. Si vos anciennes annonces étaient publiées sur des URL de l'ancien éditeur, elles mourront à la résiliation. Prévoyez des redirections, ou acceptez de perdre le référencement acquis — argument supplémentaire pour héberger son site carrière sur son propre domaine.
Pour une base de quelques milliers de dossiers, comptez quatre à huit semaines entre le premier export et la résiliation, dont l'essentiel est du nettoyage et de la vérification, pas de la technique.
Côté budget, trois postes : la reprise facturée par le nouvel éditeur, le temps interne — largement le plus lourd, et le plus souvent oublié —, et le double abonnement pendant la coexistence. Le chapitre sur les prix détaille ce calcul.
Deux situations où le changement d'outil ne réglera rien.
Le problème vient du processus, pas du logiciel. Si les managers ne donnent pas leur avis, ils ne le donneront pas davantage ailleurs. Vous paierez une migration pour retrouver le même symptôme.
L'outil actuel convient mais est mal configuré. Avant de changer, demandez à l'éditeur actuel une session de révision de votre paramétrage. Un nombre significatif de projets de migration s'arrêtent là, parce que le besoin réel était une reconfiguration.
Et une situation intermédiaire, souvent la bonne : l'outil convient sauf sur un point précis — un connecteur absent, un écran manquant. Dans ce cas, développer la brique manquante autour de l'outil existant coûte moins cher qu'une migration complète, et c'est la « troisième voie » décrite dans le chapitre acheter ou développer.
Le RGPD vous donne un droit à la portabilité des données personnelles, et votre contrat prévoit normalement une restitution. En pratique, un éditeur fournit l'export ; ce qu'il ne fournit pas toujours, c'est la structure qui rend l'export exploitable. D'où l'intérêt de le tester pendant que le contrat court.
Trois à six semaines en lecture seule couvrent la quasi-totalité des besoins de vérification. Au-delà, deux risques apparaissent : les recruteurs continuent de travailler dans l'ancien, et vous payez deux abonnements sans bénéfice.
Presque jamais de zéro, sauf si la base est très ancienne et non consentie. La règle utile : migrez ce qui a eu un contact dans les vingt-quatre derniers mois, et purgez le reste. Vous alignez ainsi la migration sur vos obligations de conservation au lieu de transporter un passif.
Une personne, nommément désignée, qui connaît le processus de recrutement et a autorité pour arbitrer les correspondances de champs. Confiée au service informatique seul, la migration sera techniquement correcte et métier approximative ; confiée à l'éditeur seul, elle reflétera ses conventions, pas les vôtres.
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